• Program:
    Luni - Vineri 08:00 - 17:00
  • Telefon:
    +40 264 438352
  • Email:
    office@gei.ro
Get A Quote

Aprobat,

Director general,

In. Vlad Traian Emil

 

                                                                                           

 

Procedura de raportare a incălcărilor legii în cadrul societatii Grup Energoinstal SA, elaborata in conformitate cu prevederile Legii nr.361/2022

  1. Scopul procedurii;

Procedura are ca scop stabilirea mecanismelor eficiente prin care angajații și colaboratorii externi ai societatii pot raporta în mod confidențial și sigur orice încălcări ale legii, observate în timpul exercitării atribuțiilor lor profesionale, asigurând astfel integritatea operațională și conformitatea cu legislația.

 

  1. Domeniu de Aplicare

Procedura se aplică tuturor angajaților Grup Energoinstal SA și colaboratorilor externi, inclusiv subcontractanți și furnizori.

2.1.Prezenta procedura vizeaza persoanele care efectuează raportări și care au obținut informațiile referitoare la încălcări ale legii, într-un context professional. În categoria acestor persoane intră, cel puțin, următoarele:

  1. a) lucrătorii;
  2. b) persoanele care desfășoară o activitate independentă, în înțelesul art. 49 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene;
  3. c) acționarii și persoanele care fac parte din organul de administrare, de conducere sau de supraveghere ai SC.Grup Energoinstal.SA inclusiv membrii neexecutivi ai consiliului de administrație, precum și voluntarii și stagiarii remunerați sau neremunerați;
  4. d) orice persoană care lucrează sub supravegherea și conducerea persoanei fizice sau juridice cu care s-a încheiat contractul, a subcontractanților și a furnizorilor acesteia.

Prezenta procedura se aplică și persoanelor ale căror raporturi de muncă nu au început încă și care efectuează raportări prin intermediul canalelor de raportare interne sau externe sau divulgă public informații privind încălcări ale legii obținute în timpul procesului de recrutare sau altor negocieri precontractuale sau în cazul în care raportul de muncă sau raportul de serviciu a încetat.

Grup Energoinstal incurajeaza angajatii si partenerii de afaceri sa raporteze abateri sau incalcari de natura etica daca considera ca se intampla astfel de lucruri. Mai mult decat atat, este esential ca toti sa inteleaga ca organizatia ii sprijina si incurajeaza sa transmita mesajele lor, si ca nimeni nu va avea de suporta nici un fel de represalii.

Prezenta procedura se aplică, de asemenea, persoanelor care raportează sau dezvăluie public informații privind încălcări ale legii în mod anonim.

Teme generale care pot constitui subiecte de adresat de catre avertizori de integritate:

– Discriminare sau hartuire fizica si/sau psihica;

– Pericole pentru oameni sau mediu;

– Distrugerea bunurilor proprii sau ale altora;

– Conflicte de interese;

– Coruptie si mita;

– Incalcarea legilor si/sau a regulamentelor.

  1. Definiții

Termenii și expresiile folosite in prezenta procedura sunt in conformitate cu legea 361/2022 si au urmatoarele semnificatii:

  1. 1. Incălcări ale legii – fapte care constau într-o acțiune sau inacțiune care constituie nerespectări ale dispozițiilor legale, care privesc domenii cum ar fi: achizițiile publice; serviciile, produsele și piețele financiare, precum și prevenirea spălării banilor și a finanțării terorismului; siguranța și conformitatea produselor; siguranța transportului; protecția mediului; protecția radiologică și siguranța nucleară; siguranța alimentelor și a hranei pentru animale, sănătatea și bunăstarea animalelor; sănătatea publică; protecția consumatorilor; protecția vieții private și a datelor cu caracter personal și a securității rețelelor și sistemelor informatice, prevăzute în anexa nr. 2, încălcări care aduc atingere intereselor financiare ale Uniunii Europene, astfel cum sunt menționate la art. 325 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene și cum sunt detaliate în măsurile relevante ale Uniunii Europene; încălcări referitoare la piața internă, menționate la art. 26 alin. (2) din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, inclusiv încălcări ale normelor Uniunii Europene în materie de concurență și de ajutoare de stat, precum și încălcări referitoare la piața internă în ceea ce privește actele care încalcă normele privind impozitarea societăților sau mecanismele al căror scop este obținerea unui avantaj fiscal ce contravine obiectului sau scopului dreptului aplicabil în materie de impozitare a societăților, ce reprezintă abateri disciplinare, contravenții sau infracțiuni, sau care contravin obiectului sau scopului legii;
  2. Informații referitoare la încălcări ale legii – informații, inclusiv suspiciuni rezonabile, cu privire la încălcări efective sau potențiale ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul autorităților, instituțiilor publice sau în cadrul altor persoane juridice de drept public, precum și în cadrul persoanelor juridice de drept privat, în care lucrează sau a lucrat avertizorul în interes public sau cu care acesta este sau a fost în contact prin intermediul activității sale, precum și informațiile cu privire la încercări de a ascunde astfel de încălcări;
  3. Raportare – comunicarea orală sau scrisă de informații, potrivit modalităților prevăzute la art. 5 alin. (4), cu privire la orice faptă care reprezintă o încălcare a legii;
  4. Raportare internă – comunicarea orală sau scrisă de informații referitoare la încălcări ale legii din cadrul unei autorități, instituții publice, persoane juridice de drept public, precum și din cadrul persoanelor juridice de drept privat. Raportarea internă se realizează prin mijloacele puse la dispoziție de autoritățile, instituțiile publice, persoanele juridice de drept public, precum și de persoanele juridice de drept privat pentru efectuarea de raportări privind încălcări ale legii, acestea constituind canalele interne de raportare;
  5. Raportare externă – comunicarea orală sau scrisă de informații referitoare la încălcări ale legii realizată prin canalele externe de raportare reprezentate de autoritățile prevăzute la pct. 15;
  6. Divulgare publică – punerea la dispoziție, în orice mod, în spațiul public a informațiilor referitoare la încălcări ale legii;
  7. Avertizor în interes public – persoana fizică care efectuează o raportare sau divulgă public informații referitoare la încălcări ale legii, obținute în context profesional;
  8. Facilitator – persoana fizică ce asistă avertizorul în interes public în procesul de raportare într-un context profesional și a cărui asistență trebuie să fie confidențială;
  9. Context profesional – activități profesionale, actuale sau anterioare, de orice natură, remunerate sau nu, desfășurate în cadrul autorităților, instituțiilor publice, altor persoane juridice de drept public, precum și în cadrul persoanelor juridice de drept privat, în baza cărora persoanele pot obține informații referitoare la încălcări ale legii și pot suferi represalii în caz de raportare a acestora;
  10. lucrător – persoana fizică ce se află într-un raport de muncă sau raport de serviciu, în temeiul dispozițiilor de drept comun sau speciale în materie, și prestează muncă în schimbul unei remunerații;
  11. persoană vizată prin raportare – persoana fizică sau juridică menționată în raportare sau în divulgarea publică drept persoana căreia i se atribuie încălcarea legii sau cu care persoana respectivă este asociată;
  12. represalii – orice acțiune sau omisiune, directă sau indirectă, apărută într-un context profesional, care este determinată de raportarea internă sau externă ori de divulgarea publică și care provoacă sau poate provoca prejudicii avertizorului în interes public;
  13. Acțiuni subsecvente – orice acțiune întreprinsă de către destinatarul unei raportări interne sau de către autoritatea competentă în vederea soluționării raportării și, acolo unde este cazul, a remedierii încălcării raportate;
  14. Informarea – transmiterea către avertizorul în interes public a unor informații referitoare la acțiunile subsecvente și la motivele unor astfel de acțiuni;
  15. Autoritate competentă să primească raportări privind încălcări ale legii reprezintă:
    a) autoritățile și instituțiile publice care, potrivit dispozițiilor legale speciale, primesc și soluționează raportări referitoare la încălcări ale legii, în domeniul lor de competență;
    b) Agenția Națională de Integritate, denumită în continuare Agenția;
    c) alte autorități și instituții publice cărora Agenția le transmite raportările spre competentă soluționare;
  16. Persoana desemnată – responsabilul cu atribuțiile prevăzute la art. 10 alin. (1) lit. c), numit la nivelul autorității, instituției publice sau în cadrul persoanelor juridice de drept privat, precum și în cadrul altor persoane juridice de drept public. În funcție de numărul de angajați, atribuțiile pot fi exercitate de către o persoană, un compartiment sau pot fi externalizate către un terț, denumit în continuare terț desemnat.

4.Principii generale de respectat, conform Legii nr. 361/2022;

Procedura de raportare a încălcărilor legii în cadrul societatii se bazează pe următoarele principii generale, esențiale pentru asigurarea unui mediu de lucru etic, sigur și conform:

  1. a) principiul legalității, potrivit căruia autoritățile, instituțiile publice, alte persoane juridice de drept public, precum și persoanele juridice de drept privat au obligația de a respecta drepturile și libertățile fundamentale, prin asigurarea respectării depline, printre altele, a libertății de exprimare și de informare, a dreptului la protecția datelor cu caracter personal, a libertății de a desfășura o activitate comercială, a dreptului la un nivel ridicat de protecție a consumatorilor, a dreptului la un nivel ridicat de protecție a sănătății umane, a dreptului la un nivel ridicat de protecție a mediului, a dreptului la o cale de atac eficientă și a dreptului la apărare;
  2. b) principiul responsabilității, potrivit căruia avertizorul în interes public are obligația de a prezenta date sau informații cu privire la faptele raportate;
  3. c) principiul imparțialității, potrivit căruia examinarea și soluționarea raportărilor se fac fără subiectivism, indiferent de convingerile și interesele persoanelor responsabile de soluționarea acestora;
  4. d) principiul bunei administrări, potrivit căruia autoritățile și instituțiile publice, alte persoane juridice de drept public sunt datoare să își desfășoare activitatea în realizarea interesului general, cu un grad ridicat de profesionalism, în condiții de eficiență și eficacitate a folosirii resurselor;
  5. e) principiul echilibrului, potrivit căruia nicio persoană nu se poate prevala de prevederile prezentei legi pentru a diminua sancțiunea administrativă sau disciplinară pentru o faptă a sa mai gravă care nu are legătură cu raportarea;
  6. f) principiul bunei-credinţe, potrivit căruia este ocrotită persoana care a avut motive întemeiate să creadă că informațiile referitoare la încălcările raportate erau adevărate la momentul raportării și că respectivele informații intrau în domeniul de aplicare al prezentei legi.
  1. 5. Drepturile și măsurile de protecție, măsuri de sprijin și măsuri reparatorii ale avertizorilor în interes public

5.1 Condiții:

(1) Pentru a beneficia de măsurile de protecție, avertizorul în interes public trebuie să întrunească cumulativ următoarele condiții:

  1. a) să fie una dintre persoanele care efectuează raportări potrivit prevederilor pct 2.1 din prezenta procedura și care a obținut informații referitoare la încălcări ale legii într-un context profesional;
  2. b) să fi avut motive întemeiate să creadă că informațiile referitoare la încălcările raportate erau adevărate la momentul raportării;
  3. c) să fi efectuat o raportare internă, o raportare externă sau o divulgare publică.

(2) Pentru a beneficia de măsurile reparatorii, avertizorul în interes public trebuie să îndeplinească cumulativ condițiile prevăzute la alin. (1), precum și condiția ca represaliile să fie consecința raportării efectuate.

(3) Măsurile prevăzute de prezentul capitol se aplică și:

  1. a) facilitatorilor;
  2. b) persoanelor terțe care au legături cu avertizorul în interes public și care ar putea să sufere represalii într-un context profesional, cum ar fi colegi sau rude ale acestuia;
  3. c) persoanelor juridice deținute de către avertizorul în interes public sau pentru care avertizorul în interes public lucrează sau cu care are alte tipuri de legături într-un context profesional;
  4. d) avertizorului în interes public care, în mod anonim, a raportat sau a divulgat public informații referitoare la încălcări, dar este ulterior identificat și suferă represalii;
  5. e) avertizorului în interes public care efectuează raportări către instituțiile, organele, oficiile sau agențiile competente ale Uniunii Europene.

5.2.      Avertizorul în interes public care efectuează o raportare sau divulgare publică a unor informații privind încălcări ale legii nu încalcă dispozițiile legale sau clauzele contractuale privind divulgarea de informații și nu răspunde pentru raportarea sau divulgarea publică a unor astfel de informații, cu condiția să fi efectuat o raportare sau divulgare publică în condițiile legii și ale prezentei proceduri și să fi avut motive întemeiate să creadă că raportarea sau divulgarea a fost necesară pentru dezvăluirea unei încălcări a legii;

5.3.      Avertizorul în interes public care dobândește sau accesează date și informații de care are

cunoștință în virtutea atribuțiilor de serviciu nu răspunde dacă accesarea sau dobândirea are ca scop raportarea sau dezvăluirea publică a unei încălcări a legii, iar raportarea sau divulgarea publică s-a efectuat în condițiile Legii nr. 361/2022;

 

5.4.Exonerarea de răspundere

(1) În vederea protejării împotriva represaliilor, persoanele prevăzute la pct 2.1. și la pct 5.1. alin.(3) beneficiază de măsurile prevăzute la alin. (2)-(7).

(2) Avertizorul în interes public care efectuează o raportare sau divulgare publică a unor informații privind încălcări ale legii nu încalcă dispozițiile legale sau clauzele contractuale privind divulgarea de informații și nu răspunde pentru raportarea sau divulgarea publică a unor astfel de informații, cu condiția să fi efectuat o raportare sau divulgare publică în condițiile prezentei legi și să fi avut motive întemeiate să creadă că raportarea sau divulgarea a fost necesară pentru dezvăluirea unei încălcări a legii.

De asemenea, prezenta procedura nu aduce atingere dispoziţiilor privind:

a)protecţia informaţiilor clasificate;

b)secretul profesional al avocatului;

c)confidenţialitatea informaţiilor medicale;

d)caracterul secret al deliberărilor judiciare;

e)normele de procedură penală.

(3) Avertizorul în interes public care dobândește sau accesează date și informații de care are cunoștință în virtutea atribuțiilor de serviciu sau a raporturilor de muncă nu răspunde dacă accesarea sau dobândirea are ca scop raportarea sau dezvăluirea publică a unei încălcări a legii, iar raportarea sau divulgarea publică s-a efectuat în condițiile prezentei legi.

(4) Răspunderea avertizorilor în interes public pentru acte sau omisiuni care nu au legătură cu raportarea sau divulgarea publică sau care nu sunt necesare pentru dezvăluirea unei încălcări a legii este supusă dispozițiilor de drept comun.

(5) În cadrul procedurilor judiciare care vizează încălcări precum încălcarea dreptului la imagine, încălcarea drepturilor de autor, încălcarea secretului profesional, încălcarea normelor de protecție a datelor, divulgarea secretelor comerciale sau acțiunile în despăgubire, nu se poate angaja răspunderea persoanelor prevăzute la pct 2.1. și la pct 5.1. (3) ca urmare a raportărilor sau a divulgărilor publice efectuate în condițiile prezentei legi. Persoanele prevăzute la pct 2.1. și la pct 5.1. (3) au dreptul să invoce respectiva raportare sau divulgare publică pentru a urmări închiderea cauzei, cu condiția să fi avut motive întemeiate să considere că raportarea sau divulgarea publică a fost necesară pentru dezvăluirea unei încălcări a legii, în temeiul prezentei legi.

(6) În cazul în care o persoană raportează sau divulgă public informații referitoare la încălcări ale legii în condițiile prezentei proceduri și aceste informații includ secrete comerciale, o astfel de raportare sau divulgare publică este considerată legală în condițiile art. 3 alin. (2) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 25/2019 privind protecția know-how-ului și a informațiilor de afaceri nedivulgate care constituie secrete comerciale împotriva dobândirii, utilizării și divulgării ilegale, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative.

(7) Persoanele prevăzute la pct 2.1. și la pct 5.1. alin. (3) care au efectuat o raportare sau divulgare publică în condițiile prezentei legi au dreptul la repararea integrală a prejudiciului suferit ca urmare a raportării sau divulgării publice.

 

5.5. Este interzisă orice formă de represalii împotriva avertizorilor în interes public, amenințări

cu represalii sau tentative de represalii, în special cele care privesc:

  1. a) orice suspendare a contractului individual de muncă;
  2. b) modificarea contractului de muncă;
  3. c) reducerea salariului și schimbarea programului de lucru;
  4. d) retrogradarea sau împiedicarea promovării în muncă și a dezvoltării profesionale, inclusiv prin evaluări negative ale performanței profesionale individuale, sau prin recomandări negative pentru activitatea profesională desfășurată;
  5. e) aplicarea oricărei alte sancțiuni disciplinare;
  6. f) constrângerea, intimidarea, hărțuirea;
  7. g) discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau supunerea la un tratament inechitabil;
  8. h) refuzul de a transforma un contract de muncă pe o perioadă determinată într-un contract de muncă pe durată nedeterminată, în cazul în care lucrătorul a avut așteptări legitime că i s-ar oferi un post permanent;
  9. i) refuzul de a reînnoi un contract de muncă pe o perioadă determinată sau încetarea anticipate a unui astfel de contract;
  10. j) cauzarea de prejudicii, inclusiv la adresa reputației persoanei în cauză, în special pe

platformele de comunicare socială, sau pierderi financiare, inclusiv sub forma pierderii

oportunităților de afaceri și a pierderii de venituri;

  1. k) rezilierea unilaterală extrajudiciară a unui contract pentru bunuri sau servicii, fără a fi

îndeplinite condițiile în acest sens;

  1. l) anularea unei licențe sau a unui permis;
  2. m) solicitarea de efectuare a unei evaluări psihiatrice sau medicale.

Persoanele care au efectuat o raportare sau divulgare publică în condiţiile Legii nr.361/2022 au dreptul la repararea integrală a prejudiciului suferit ca urmare a raportării sau divulgării publice.

 

5.6. Contestarea măsurilor luate ca represalii

 

5.6.1. Avertizorul în interes public, respectiv persoanele prevazute de art. 20 alin. (3) din Legea

nr.361/2022, pot contesta măsurile luate ca represalii, prevăzute la art. 22 din Legea nr.361/2022,

printr-o cerere adresată instanţei competente, în funcţie de natura litigiului, în a cărei

circumscripţie teritorială acesta îşi are domiciliul.

5.6.2. În aceste litigii, sarcina de a dovedi că măsura contestată este justificată de alte motive decât cele care au legătură cu raportarea sau divulgarea publică revine, după caz, fie angajatorului, fie entităţii cu privire la care se face contestarea privind represaliile.

5.6.3. Instanţa poate dispune, pe calea ordonanţei preşedinţiale, chiar dacă nu există judecată asupra fondului, suspendarea măsurilor luate ca represalii.

La cererea avertizorului în interes public care doreşte să conteste măsurile luate ca represalii, baroul din circumscripţia locului de desfăşurare a activităţii avertizorului în interes public asigură asistenţa judiciară gratuită.

5.6.4. Dacă instanţa constată că măsura a fost dispusă ca represalii în considerarea raportării sau a divulgării publice, aceasta poate dispune, după caz, desfiinţarea măsurii, repunerea părţilor în situaţia anterioară, repararea prejudiciului, încetarea măsurii şi interzicerea ei pe viitor, precum şi orice alte măsuri pentru încetarea formelor de represalii.

5.6.5. Odată cu luarea oricăreia dintre măsurile anterior mentionate, instanţa va dispune, în toate cazurile, şi obligarea socieatii la publicarea într-un cotidian local sau naţional, pe cheltuiala sa, a unui extras din hotărârea prin care a fost constatată dispunerea în mod nelegal a uneia dintre măsurile luate ca represalii. Extrasul se publică şi pe pagina de internet existentă a societatii, precum şi pe pagina de internet a Agenţiei Naţionale de Integritate, cu respectarea legislaţiei privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal.

5.6.6. Dacă instanţa constată că împotriva aceluiaşi avertizor în interes public au fost dispuse, de cel puţin două ori, represalii în considerarea aceleiaşi raportări sau divulgări publice, aceasta poate dispune, după caz, oricare dintre măsurile anterior mentionate, precum şi aplicarea unei amenzi civile în cuantum de până la 40.000 de lei.

5.7. Consilierea, informarea şi asistenţa

 

5.7.1. Agenţia Naţională de Integritate asigură consilierea şi informarea în legătură cu măsurile de protecţie, cu drepturile, procedurile şi măsurile reparatorii aplicabile, si oferă avertizorilor în interes public asistenţă în legătură cu protecţia acestora împotriva represaliilor în faţa oricărei autorităţi.

5.8.  Protecţia identităţii persoanei vizate şi a terţelor persoane

5.8.1. Normele privind protecţia identităţii aplicabile avertizorilor în interes public, precum obligaţia de a păstra confidenţialitatea, respectiv prelucrarea datelor cu caracter personal, se aplică şi persoanei vizate, precum şi persoanelor terţe la care se face referire în raportare.

5.8.2. Identitatea persoanei vizate este protejată cât timp sunt în desfăşurare acţiunile subsecvente raportării sau divulgării publice, cu excepţia cazului în care, ca urmare a soluţionării raportării sau divulgării, se constată că persoana vizată nu este vinovată de încălcările legii ce au făcut obiectul raportării sau divulgării.

5.8.3. Persoanele vizate au dreptul la apărare, inclusiv dreptul de a fi ascultate şi dreptul de acces la propriul dosar.

5.9. Condiţii privind cercetarea disciplinară

5.9.1. La cererea avertizorului în interes public cercetat disciplinar, în termen de maximum un an de la data raportării, baroul din circumscripţia locului de desfăşurare a activităţii avertizorului în interes public asigură asistenţa judiciară gratuită pe parcursul procedurii disciplinare.

5.9.2. La solicitarea avertizorului în interes public cercetat disciplinar ca urmare a raportării interne, externe sau divulgării publice, comisia de disciplină are obligaţia de a invita presa şi un reprezentant al sindicatului sau al asociaţiei profesionale sau un reprezentant al salariaţilor, după caz.

5.9.3. Anunţul se face prin comunicat pe pagina de internet a societatii Grup Energoinstal SA cu cel puţin 3 zile lucrătoare înaintea şedinţei, sub sancţiunea nulităţii raportului şi a sancţiunii disciplinare aplicate.

5.10. Interzicerea renunţării la drepturi şi la măsuri reparatorii

5.10.1. Drepturile şi măsurile de care beneficiaza avertizorul în interes public nu pot face obiectul unei renunţări sau limitări prin contract, formă sau condiţii de încadrare în muncă, inclusiv un acord de arbitraj prealabil unui litigiu.

5.10.2. Orice tranzacţie prin care se urmăreşte limitarea sau renunţarea la drepturile şi măsurile prevăzute este nulă de drept.

 

 

 

 

 

  1. Procedura de raportare

 

6.1.Raportare internă

Raportarea reprezinta sesizarea privind incalcarea legii sau a normelor deontologice si profesion

ale si care poate fi transmisa conducatorului organizatiei sau persoanei desemnate cu atributii in

ceea ce priveste primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de actiuni subsecvente si solute

oarea raportarilor, care sa actioneze cu impartialitate si care sa fie independent in exercitarea

acestor  atributii.

Faptele care pot constitui subiectul unei avertizari de integritate sunt acele fapte care constau

într-o acţiune sau inacţiune care constituie nerespectări ale dispoziţiilor legale, care privesc

domenii cum ar fi:

  1. achiziţiile publice;
  2. serviciile, produsele şi pieţele financiare,
  3. prevenirea spălării banilor şi a finanţării terorismului;
  4. siguranţa şi conformitatea produselor;
  5. siguranţa transportului;
  6. protecţia mediului; protecţia radiologică şi siguranţa nucleară;
  7. siguranţa alimentelor şi a hranei pentru animale, sănătatea şi bunăstarea animalelor;
  8. sănătatea publică; protecţia consumatorilor; protecţia vieţii private şi a datelor cu caracter personal şi a securităţii reţelelor şi sistemelor informatice, prevăzute în anexa nr. 2 din Legea nr. 361/2022
  9. încălcări care aduc atingere intereselor financiare ale Uniunii Europene, astfel cum sunt menţionate la art. 325 din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene şi cum sunt detaliate în măsurile relevante ale Uniunii Europene; încălcări referitoare la piaţa internă, menţionate la art. 26 alin. (2) din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene,
  10. încălcări ale normelor Uniunii Europene în materie de concurenţă şi de ajutoare de stat, precum şi încălcări referitoare la piaţa internă în ceea ce priveşte actele care încalcă normele privind impozitarea societăţilor sau mecanismele al căror scop este obţinerea unui avantaj fiscal ce contravine obiectului sau scopului dreptului aplicabil în materie de impozitare a societăţilor, ce reprezintă abateri disciplinare, contravenţii sau infracţiuni, sau care contravin obiectului sau scopului legii;
  • Raportarea se face în scris, pe suport hârtie sau în format electronic (telefon, email, mesaj text), sau prin întâlnire faţă în faţă, la cererea avertizorului în interes public.
  • În vederea primirii raportărilor cu privire la orice faptă care reprezintă o încălcare a legii, societatea înființează următorul canal interne de raportare la care are acces numai persoana desemnată: adresă de e-mail dedicată: raportari@gei.ro
  • conținutul raportării; raportul trebuie să conțină descrierea detaliată a încălcării, data,

locul unde s-a produs, persoanele implicate, și orice dovadă disponibilă, (documente, fotografii), (anexa nr.1);

  • adresa de email este monitorizată de persoana desemnată responsabilă cu gestionarea

raportărilor.

Canale de raportare

Raportarea interna se face în scris, pe suport hartie sau in format electronic, prin transmitere prin canalele de raportare de mai jos:

  1. a) Birou comunicare/persoana desemnata Boca Aurelia – pentru raportari orale, email;
  2. b) Telefon 0726 300 878 (apel/sms) – pentru raportari telefonice;
  3. c) Introducerea sesizarii direct in sistemul informatic – adresa de email dedicata raportari@gei.ro – pentru raportari anonime sau nominale în format electronic/digital
  4. d) Calea Dezmirului nr.8, Cluj Napoca – transmitere raportari scrise prin posta.
  • confidenţialitatea raportărilor şi a identităţii raportorilor este garantată.
  • angajaţii şi colaboratorii care preferă să rămână anonimi, pot opta pentru aceasta.
  • Formularul va permite furnizarea de detalii privind încălcarea fără a dezvălui identitatea raportorului. Totuşi, raportorii sunt încurajaţi să ofere suficiente informaţii pentru a permite o investigaţie eficientă.

In situatia in care avertizorul de integritate opteaza pentru raportarea interna prin discutie directa

fie cu superiorul, fie cu Departamentul de Resurse Umane, responsabilitatea acestora este de a

evalua gravitatea sesizarii, si de a cauta fie cale de solutionare imediata daca sesizarea nu este

considerata a fi de o gravitate deosebita, fie de a escala sesizarea catre Linia de Integritate si im

plicit catre comitetul desemnat pentru investigarea situatiei.

In maxim 7 zile calendaristice de la primirea raportarii, persoana desemnata are obligatia de a

transmite avertizorului confirmarea primirii raportarii.

Intrari (documente)

(1) Raportari (sesizare, plangere, petitie, acte doveditoare etc.) care indeplinesc conditiile prevazute de lege, anume o sesizare facuta cu buna-credinta cu privire la orice fapta care presupune o incalcare a legii, a deontologiei profesionale sau a principiilor bunei administrari, eficientei, eficacitatii, economicitatii si transparentei.

(2) Raportarea se face in scris, pe suport hartie, la/catre sediul fizic al societatii, electronic, prin comunicare la liniile telefonice sau prin alte sisteme de mesagerie vocala, sau prin intalnire fata in fata, la cererea avertizorului in interes public.

(3) Raportarea cuprinde, cel puţin, următoarele: numele şi prenumele, datele de contact ale avertizorului în interes public, contextul profesional în care au fost obţinute informaţiile, persoana vizată. dacă este cunoscută, descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii în cadrul unei autorităţi, instituţii publice, oricărei alte persoane juridice de drept public, precum şi în cadrul persoanei juridice de drept privat, precum şi, după caz, probele în susţinerea raportării, data şi semnătura, după caz.

(4) Prin excepţie de la prevederile alin. (3), raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes public se examineaza si se solutioneaza in masura in care contine indicii temeinice referitoare la incalcari ale legii.

 

6.1.1.Primirea și înregistrarea raportărilor

  • Avertizările în interes public sunt primite de persoana desemnată și se înscriu într-un

Registru ”Registrul de evidenta a raportarilor”, care cuprinde data primirii raportării, numele și prenumele, datele de contact ale avertizorului în interes public, obiectul raportării și modalitatea de solutionare.

Conform legii nr.361/2022, art.7, alin.1, registrul se păstrează în format electronic.

  • Raportările se păstrează 5 ani. După expirarea perioadei de păstrare de 5 ani, acestea se distrug, indiferent de suportul pe care sunt păstrate.
  • În cazul în care pentru raportare se utilizează o linie telefonică sau un alt sistem de mesagerie vocală, persoana desemnată are obligaţia de a documenta raportarea în unul dintre următoarele moduri:
  1. a) prin efectuarea unei înregistrări a conversaţiei într-o formă durabilă şi accesibilă, sub rezerva consimţământului avertizorului în interes public;
  2. b) printr-o transcriere completă şi exactă a conversaţiei.
  • În cazul în care pentru raportare se utilizează o linie telefonică sau un alt sistem de mesagerie vocală în care conversaţiile nu pot fi înregistrate, persoana desemnată are obligaţia de a întocmi un proces-verbal de transcriere completă şi exactă a conversaţiei. Persoanele desemnate oferă avertizorului în interes public posibilitatea de a verifica, de a rectifica şi de a-şi exprima acordul cu privire la procesul-verbal al conversaţiei, prin semnarea acestuia.
  • În cazul în care avertizorul în interes public solicită ca raportarea să aibă loc în prezenţa persoanei desemnate, aceasta are obligaţia de a întocmi un proces-verbal de consemnare, într-o formă durabilă şi accesibilă, sub rezerva consimţământului avertizorului în interes public. Persoana desemnată oferă avertizorului în interes public posibilitatea de a verifica, de a rectifica şi de a-şi exprima acordul cu privire la procesul-verbal al conversaţiei, prin semnarea acestuia.
  • în cazul în care avertizorul în interes public nu îşi exprimă consimţământul pentru transcrierea sau înregistrarea conversaţiei, acesta este îndrumat să raporteze în scris, pe suport hârtie, persoanei desemnate, sau în format electronic accesand email : raportari@gei.ro
  • Persoana desemnată poate solicita avertizorului, cu indicarea termenului de răspuns în

15 zile, informații suplimentare în măsura în care avertizarea nu conține: contextul profesional

în care au fost obținute informațiile, persoana vizată, descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii precum si, după caz, probele în susținerea raportării, data sau orice informații necesare examinării și soluționării raportării.

  • Persoana desemnată realizează anual pe baza datelor din registru o analiză statistică cu

privire la avertizările în interes public primite

6.1.2. Examinarea și întreprinderea acțiunilor subsecvente

  • Conținutul avertizărilor în interes public este examinat de persoana desemmnata care, in funcție de natura faptelor semnalate poate adopta următoarele acțiuni subsecvente:
  1. a) sesizarea organul de urmărire penală sau de cercetare penală în situația în care avertizarea face referire la săvârșirea unor infracțiuni;
  2. b) sesizarea Agenției Naționale de Integritate pentru producerea faptelor care intră în sfera de

competență a Agenției conform Legii nr. 176/2010, cu modificările și completările ulterioare;

  1. c) informarea directorului general al societatii;
  • Persoana desemnată va informa directorul general al societatii cu privire la acțiunile

subsecvente întreprinse cu excepția situației în care directorul general al societatii este vizat de

avertizarea în interes public în cauză.

6.1.3. Clasarea raportării se realizează în următoarele situații:

  1. a) nu conține contextul profesional în care au fost obținute informațiile, persoana vizată,

descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii în cadrul societatii, precum și, după caz, probele în susținerea raportării și data, iar persoana desemnată a solicitat completarea acesteia

în termen de 15 zile, fără ca această obligație să fie îndeplinită;

  1. b) raportarea este transmisă anonim și nu conține suficiente informații referitoare la încălcări ale legii, care să permită analizarea și soluționarea raportării, iar persoana desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligație să fie îndeplinită.
  2. c) în cazul în care o persoană primește o informare despre acțiunile subsecvente întreprinse și transmite o nouă raportare cu același obiect, fără a prezenta informații suplimentare care să

justifice o acțiune subsecventă diferită

În situația prevăzută la litera a) soluția de clasare se comunică avertizorului în interes public, cu indicarea temeiului legal.

În situația în care o persoană face mai multe raportări cu același obiect, acestea se conexează, avertizorul în interes public urmând să primească o singură informare.

 

6.1.4. Obligaţia de a păstra confidenţialitatea

Persoana desemnată să soluţioneze raportarea are obligaţia de a nu dezvălui identitatea avertizorului în interes public şi nici informaţiile care ar permite identificarea directă sau indirectă a acestuia, cu excepţia situaţiei în care are consimţământul expres al acestuia sau în cazul în care acest lucru este o obligaţie impusă de lege, cu respectarea condiţiilor şi a limitelor prevăzute de aceasta.

Avertizorul în interes public este informat anterior, în scris, cu privire la divulgarea identităţii şi a motivelor divulgării datelor confidenţiale în cauză. Obligaţia nu există în cazul în care informarea ar periclita investigaţiile sau procedurile judiciare.

Obligația de a păstra confidențialitatea se menține și în cazul în care avertizarea în interes public ajunge din eroare la o altă persoană din cadrul societatii cu excepția persoanei desemnate. În acest caz, raportarea este înaintată, de îndată, persoanei desemnate.

Obligația de a păstra confidențialitatea nu există în cazul în care avertizorul în interes public a dezvăluit în mod intenționat identitatea sa în contextul unei divulgări publice.

Informațiile din cuprinsul raportărilor care constituie secrete comerciale nu pot fi utilizate sau divulgate în alte scopuri decât cele necesare soluționării raportării în desfășurare acțiunile subsecvente raportării sau divulgării publice, cu excepția cazului în care, ca urmare a soluționării raportării sau divulgării, se constată că persoana vizată nu este vinovată de încălcările legii ce au făcut obiectul raportării sau divulgării.

Obligația de asigurare a confidențialității este opozabilă tuturor persoanelor responsabile de implementarea prezentei proceduri, inclusiv compartimentul IT și compartimentele sau persoanele cu atribuții de control din cadrul societatii implicate în aplicarea măsurilor subsecvente pentru soluționarea avertizării.

6.1.5. Protecția datelor cu caracter personal

Grup Energoinstal SA se obligă să efectueze orice prelucrare a datelor cu caracter personal, la care are acces pe durata derulării procedurii, cu respectarea prevederilor Regulamentului nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor). Datele cu caracter personal care nu sunt necesare pentru soluționarea unei anumite raportări nu se colectează sau, dacă sunt colectate în mod accidental, se șterg.

6.1.6. Informarea și termenele de răspuns

Persoana desemnată transmite avertizorului în interes public confirmarea primirii raportării, în termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia.

În termen de 3 luni de la data confirmării de primire sau, în cazul în care nu i s-a confirmat primirea raportării, de la expirarea termenului de 7 zile menționat anterior, persoana desemnată are obligația de informare a avertizorului în interes public cu privire la stadiul acțiunilor subsecvente întreprinse la nivelul societatii pentru soluționarea aspectelor incluse în raportare.

În situația în care soluționarea aspectelor incluse în raportare nu se realizează în termen de 3 luni, persoana desemnată informează avertizorul ori de câte ori sunt înregistrate evoluții în desfășurarea acțiunilor subsecvente, cu excepția cazului în care informarea ar putea periclita desfășurarea acestora.Persoana desemnată are obligația de a informa avertizorul în interes public cu privire la modalitatea de soluționare a raportării. Data și sumarul informărilor sunt consemnate în registrul in care este inregistrat raportul.

6.1.7. Protecția avertizorului

  1. a) Confidențialitatea
  • Protejarea identității: societatea se angajează să protejeze identitatea avertizorilor, precum și a oricăror persoane menționate în raportări. Aceasta include limitarea accesului la informații care ar putea dezvălui identitatea avertizorului doar la persoanele strict necesare pentru investigație.
  1. b) Protecție împotriva represaliilor
  • Interzicerea represaliilor: orice formă de represalii împotriva avertizorilor este strict interzisă, inclusiv, dar fără a se limita la, hărțuirea, discriminarea, penalizarea financiară sau profesională.
  • Raportarea represaliilor: avertizorii care se confruntă cu represalii pot raporta aceste situații la adresa de email dedicată (protectie@gei.ro) sau pot contacta direct persoana desemnată. Aceste raportări vor fi tratate cu seriozitate maximă și investigate prompt.

 

c)Măsuri de Sprijin

  • Asistență juridică gratuită: avertizorii care sunt subiectul represaliilor vor avea acces la asistență juridică gratuită pentru a se apăra și pentru a contesta orice acțiuni nedrepte împotriva lor.
  • Consiliere psihologică: se vor oferi servicii de consiliere psihologică pentru avertizorii care suferă de stres sau alte probleme emoționale ca urmare a raportării efectuate sau a represaliilor întâmpinate.
  • Sprijin intern: societatea va desemna persoane sau departamente responsabile cu oferirea de suport și consiliere avertizorilor în procesul de raportare și după acesta, pentru a asigura că avertizorii nu se simt izolați sau neglijați.

6.2.Raportare externă

6.2.1.Autorități competente:

    • În cazuri în care raportarea internă nu este posibilă sau este considerată ineficientă, sau în situații de urgență unde încălcarea presupune un risc iminent pentru public, angajații sunt îndreptățiți să direcționeze raportările direct către autoritățile competente.
    • Aceste autorități pot include Agenția Națională de Integritate, organele de urmărire penală, autoritățile de reglementare sectoriale sau alte instituții publice desemnate conform legii.

 

6.2.2. Cazuri specifice și direcționare:

    • Angajații trebuie să se informeze despre autoritatea competentă specifică domeniului încălcării raportate.
    • În situația în care angajatul alege să efectueze o raportare externă, este recomandat să furnizeze o descriere detaliată a încălcării, precum și orice dovezi sau informații suplimentare care ar putea susține investigația autorității competente.
  1. Roluri și responsabilități

7.1.Managementul societatii:

  1. Implementarea procedurii:
    • Asigură că procedura de raportare a încălcărilor legii este dezvoltată, implementată și menținută în concordanță cu Legea nr. 361/2022 și cu alte legi aplicabile.
    • Garantează că toți angajații sunt informați despre procedura de raportare și despre modalitățile de protecție a avertizorilor.
  2. Conformitatea:
    • Monitorizează și evaluează în mod regulat eficacitatea procedurii de raportare și face ajustările necesare pentru a îmbunătăți procesul și a asigura conformitatea continuă cu legea.
    • Se asigură că procedura este accesibilă și înțeleasă de toți angajații.
  3. Cultura organizațională:
    • Promovează o cultură de transparență și etică în cadrul societatii, unde raportarea încălcărilor legii este văzută ca o responsabilitate și o valoare și nu ca un risc pentru angajat.
  4. Resurse:
    • Alocă resursele necesare pentru implementarea efectivă a procedurii de raportare și pentru asigurarea protecției avertizorilor.

7.2. Persoana desemnată

  1. Gestionarea raportărilor:
    • Primește și înregistrează toate raportările de încălcare a legii, asigurându-se că procesul de raportare este accesibil, eficient și confidențial.
    • Evaluarea inițială a raportărilor pentru a determina necesitatea și amploarea investigației.
  2. Coordonarea investigațiilor:
    • Coordonează investigațiile privind raportările, colaborând cu departamentele relevante sau cu consultanți externi, dacă este necesar.
    • Asigură că investigațiile sunt efectuate într-o manieră echitabilă, obiectivă și în conformitate cu principiile confidențialității.
  3. Protecția avertizorilor:
    • Implementează măsuri pentru a proteja avertizorii de orice formă de represalii și monitorizează orice potențiale cazuri de represalii, intervenind prompt pentru a adresa aceste situații.
    • Oferă avertizorilor informații și sprijin, inclusiv accesul la asistență juridică și consiliere psihologică, dacă este necesar.
  4. Raportare și feedback:
    • Informează managementul și avertizorul (dacă este posibil și fără a compromite investigația) despre progresul și rezultatele investigației.
    • Întocmește rapoarte periodice pentru management despre activitatea de raportare și investigare și propune măsuri de îmbunătățire.
  1. Formare și conștientizare
  • Sesiuni de formare: obligatorii pentru toți angajații, anual, privind procedura de raportare și importanța eticii profesionale.
  • Materiale de Conștientizare: afișe în locuri vizibile, broșuri informative și postări regulate pe intranet.
  1. Monitorizare și revizuire
  • Evaluare anuală: verificarea eficacității procedurii și ajustarea acesteia în funcție de feedback și schimbări legislative.
  1. Dispoziții finale
  • Intrarea în vigoare: 03.06.2024
  • Completata la data de:23.07.2024 in baza precizarilor ANI-transmise cu adresa nr. 7/12.07.2024
  • Revizuire: la fiecare doi ani sau ori de câte ori este necesar.

Anexe

  • Anexa 1: Formular de raportare
  • Anexa 2: Ghid de bune practici pentru avertizorii în interes public
  • Anexa 3: Lista legislației relevante

Elaborat,

Serviciu Resurse Umane

Boca Aurelia

Anexa 1

Formular de raportare a incălcărilor legii – confidențial

 

Data raportării: ____________

1.Informații generale despre raportare
(Puteți alege să completați acest formular anonim sau să furnizați detalii de contact pentru un eventual follow-up.)

  • Nume (opțional): _________________________
  • Departament/Unitate (opțional): _________________________
  • Funcție (opțional): _________________________
  • Modalitate preferată de contact (opțional): _________________________
  1. Descrierea încălcării raportate
    Descrieți în detaliu încălcarea legii pe care doriți să o raportați. Includeți toate informațiile relevante, cum ar fi: natura încălcării, cum a fost descoperită, persoane implicate, dacă este cunoscută, data și locul unde s-a produs încălcarea.
  2. Dovezi în sprijinul raportării
    Dacă există, furnizați orice dovezi care susțin raportarea încălcării, (documente, e-mailuri, fotografii, mărturii etc.). Menționați aici tipurile de dovezi pe care le puteți furniza și modalitatea prin care acestea pot fi accesate.
  3. Alți martori sau persoane care pot confirma încălcarea
    Dacă există alți martori ai încălcării sau persoane care au cunoștințe relevante despre situație, vă rugăm să furnizați detaliile lor de contact sau să descrieți rolul lor în contextul încălcării.
  1. Acțiuni anterioare
    Vă rugăm să indicați dacă ați discutat această problemă cu cineva din cadrul organizației sau dacă a fost deja raportată prin alte canale. Dacă da, oferiți detalii.

Declarație de confidențialitate:
Grup Energoinstal SA se angajează să protejeze confidențialitatea identității avertizorilor și a tuturor informațiilor furnizate în acest formular, conform legislației aplicabile privind protecția datelor personale și a avertizorilor în interes public.

 

Notă: Acest formular este destinat raportării responsabile a încălcărilor legii și nu trebuie utilizat în scopuri neadecvate sau pentru plângeri nefondate

.

 

 

Anexa 2

Ghid de bune practici pentru avertizorii în interes public

 

Introducere

Acest ghid este destinat angajaților și colaboratorilor Grup Energoinstal SA și oferă informații despre cum să raporteze eficient și responsabil încălcările legii, precum și despre protecția oferită avertizorilor în interes public.

Când și cum să raportezi

  1. Identificarea incălcării: dacă observi o acțiune sau inacțiune care contravine legislației aplicabile și care poate afecta interesele publice sau ale societatii, este posibil să te afli în fața unei încălcări ce necesită raportare.
  2. Colectarea informațiilor: inainte de a raporta, colectează cât mai multe informații relevante (date, locații, martori, dovezi documentare dacă este posibil).
  3. Alegerea canalului de raportare: decizia între a folosi canalele interne sau externe de raportare ar trebui să se bazeze pe natura încălcării și pe încrederea în capacitatea societatii de a aborda problema.

Procedura de raportare internă

  1. Utilizarea canalelor stabilite: trimite raportul tău prin canalele desemnate, fie că este vorba de email, sau prin intermediul persoanei desemnate.
  2. Așteptarea confirmării: vei primi o confirmare a primirii raportului tău în termen de 7 zile lucrătoare.
  3. Urmărirea procesului: societatea îți va furniza actualizări periodice despre stadiul investigației.

Protecția avertizorului

  • Confidențialitatea: identitatea ta ca avertizor va fi protejată în toate etapele procesului.
  • Sprijin: dacă te confrunți cu represalii, organizația îți va oferi asistență, inclusiv sprijin juridic dacă este necesar.

Recomandări

  • Raportează cu bună credință: asigură-te că raportarea ta este făcută cu convingerea sinceră că informațiile furnizate sunt adevărate. Raportările făcute cu rea-credință pot avea consecințe.
  • Solicită asistență dacă e nevoie: dacă nu ești sigur cum să procedezi, caută consiliere confidențială din partea persoanei desemnate sau a departamentului de resurse umane.
  • Documentează totul: păstrează o evidență a tuturor comunicărilor și informațiilor trimise ca parte a raportării tale.

Anexa 3

Lista legislației relevante

  1. Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public
  2. Regulamentul (UE) 2016/679 (Regulamentul General privind Protecția Datelor – GDPR) – Relevant pentru prelucrarea datelor personale ale avertizorilor și persoanelor vizate în raportările de încălcări ale legii.
  3. Legea nr. 53/2003 – Codul Muncii – Include prevederi relevante pentru relația de muncă, drepturile și obligațiile angajaților și angajatorilor, care pot fi aplicabile în contextul represaliilor împotriva avertizorilor.
  4. Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public – Pentru contextul divulgării informațiilor de interes public și protecția surselor de informare.
  5. Directiva (UE) 2019/1937 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii – Stabilește standarde minime pentru protecția avertizorilor la nivelul Uniunii Europene, fiind transpusă în legislația națională prin Legea nr. 361/2022.
  6. Legea nr. 682/2002 pentru protecția martorilor – Relevantă în contextul în care avertizorii pot fi considerați martori ai unor fapte ilegale și necesită protecție.

 

Anexa Nr.4

Contact avertizor de integritate:

Telefon: 0726 300 878
E-mail: raportari@gei.ro , protectie@gei.ro