• Program:
    Luni - Vineri 08:00 - 17:00
  • Telefon:
    +40 264 438352
  • Email:
    office@gei.ro

Procedura de raportare a incălcărilor legii în cadrul societatii Grup Energoinstal SA, elaborata in conformitate cu prevederile Legii nr.

361/2022

  1. Scopul procedurii;

Procedura are ca scop stabilirea mecanismelor eficiente prin care angajații și colaboratorii externi ai societatii pot raporta în mod confidențial și sigur orice încălcări ale legii, observate în timpul exercitării atribuțiilor lor profesionale, asigurând astfel integritatea operațională și conformitatea cu legislația.

 

  1. Domeniu de Aplicare

Aplicabil tuturor angajaților Grup Energoinstal SA și colaboratorilor externi, inclusiv subcontractanți și furnizori.

Prezenta procedura vizeaza persoanele care efectuează raportări și care au obținut informațiile referitoare la încălcări ale legii, într-un context professional.

Grup Energoinstal incurajeaza angajatii si partenerii de afaceri sa raporteze abateri sau incalcari de natura etica daca considera ca se intampla astfel de lucruri. Mai mult decat atat, este esential ca toti sa inteleaga ca organizatia ii sprijina si incurajeaza sa transmita mesajele lor, si ca nimeni nu va avea de suporta nici un fel de represalii .

Teme generale care pot constitui subiecte de adresat de catre avertizori de integritate:

– Discriminare sau hartuire fizica si/sau psihica;

– Pericole pentru oameni sau mediu;

– Distrugerea bunurilor proprii sau ale altora;

– Conflicte de interese;

– Coruptie si mita;

– Incalcarea legilor si/sau a regulamentelor.

  1. Definiții

definițiile conforme cu Legea nr. 361/2022

  • Avertizor în interes public: persoană fizică care raportează sau dezvăluie public informații despre încălcări ale legii obținute în contextul profesional. Aceasta poate include angajați (actuali sau foști), colaboratori, subcontractanți, furnizori, stagiari sau voluntari;
  • Încălcare a legii: orice acțiune sau inacțiune care contravine legislației naționale sau internaționale aplicabile și care afectează interesele publice. Aceasta include, dar nu se limitează la, corupția, frauda, evaziunea fiscală, încălcarea normelor de mediu, siguranța publică și sănătatea;
  • Represalii: orice act de discriminare, penalizare, amenințare, intimidare sau orice alt tratament nefavorabil aplicat unui avertizor în interes public sau persoanelor apropiate acestuia, ca urmare a unei raportări efectuate cu buna credință;
  • Canale de raportare: metodele stabilite prin care angajații și colaboratorii pot raporta confidențial și în siguranță încălcările observate. Aceste canale pot fi interne, (destinate utilizării în cadrul societatii), sau externe, (destinate raportării către autorități competente sau alte entități desemnate);
  • Facilitator: persoană fizică care asistă avertizorul în interes public în procesul de raportare într-un context profesional şi a cărui asistenţă trebuie să fie confidenţială;
  • Persoană vizată prin raportare: persoana fizică sau juridică menţionată în raportare sau în divulgarea publică drept persoana căreia i se atribuie încălcarea legii sau cu care persoana respectivă este asociată;
  • Raportare internă: comunicarea orală sau scrisă de informaţii referitoare la încălcări ale legii din cadrul societatii, prin utilizarea canalelelor stabilite în acest sens;
  • Raportare externă: comunicarea orală sau scrisă de informaţii referitoare la încălcări ale legii, realizată prin canalele externe de raportare reprezentate de:a) autorităţile şi instituţiile publice care, potrivit dispoziţiilor legale speciale, primesc şi soluţionează raportări referitoare la încălcări ale legii, în domeniul lor de competenţă;b)Agenţia Naţională de Integritate; c)alte autorităţi şi instituţii publice cărora Agenţia le transmite raportările spre competentă soluţionare;
  • Divulgare publică: Punerea la dispoziție, în orice mod, în spațiul public a informațiilor referitoare la încălcări ale legii. Sesizarea privind încălcarea legii prin divulgare publică se poate adresa presei, organizațiilor profesionale, organizațiilor neguvernamentale sau comisiilor parlamentare;
  • Informații referitoare la încălcări ale legii: informații, inclusiv suspiciuni rezonabile, despre acțiuni sau inacțiuni care constituie nerespectări ale legislației aplicabile, care au avut loc, au loc sau sunt susceptibile să aibă loc în cadrul societatii. Acestea pot include încălcări care afectează interesele publice, precum și orice tentative de ascundere a acestor încălcări;
  • Raportare: comunicarea de informații referitoare la încălcări ale legii de care o persoană a luat cunoștință în contextul profesional. Raportarea poate fi internă (către societate), sau externă, (către autorități competente sau publicul larg);
  • raportare interna – comunicarea orala sau scrisa de informatii referitoare la incalcari ale legii din cadrul organizatiei
  • raportare externa – comunicarea orala sau scrisa de informatii referitoare la incalcari ale legii realizata prin canalele externe de raportare reprezentate de autoritatile si institutiile publice care, potrivit dispozitiilor legale speciale, primesc si solutioneaza raportari referitoare la incalcari ale legii, in domeniul lor de competenta;
  • divulgare publica – punerea la dispozitie, in orice mod, in spatiul public, a informatiilor referitoare la incalcari ale legii;
  • Facilitator – persoana fizica ce asista avertizorul in interes public in procesul de raportare intr-un context profesional si a carui asistenta trebuie sa fie confidentiala;
  • Context profesional: orice tip de activitate profesională, remunerată sau neremunerată, prin care o persoană poate obține informații despre încălcări ale legii în cadrul societatii. Acesta include, dar nu se limitează la, activități realizate în cadrul unui contract de muncă, contract de prestări servicii, în calitate de voluntar sau stagiari.
  • Lucrător: persoana fizică ce se află într-un raport de muncă sau raport de serviciu,

în temeiul dispozițiilor de drept comun sau speciale în materie, și prestează muncă în schimbul unei remunerații;

  • Acțiuni subsecvente: Orice acțiune întreprinsă de către destinatarul unei raportări interne sau de către autoritatea competentă în vederea soluționării raportării și, acolo unde este cazul, a remedierii încălcării raportate;
  • Informarea: procesul prin care organizația sau autoritatea competentă comunică avertizorului în interes public despre rezultatul raportării sale, inclusiv despre acțiunile subsecvente întreprinse sau motivul pentru care nu s-a luat nicio măsură.
  • Persoana Desemnată: persoana desemnată de societate să primească raportările de încălcări ale legii, să le examineze și să coordoneze acțiunile subsecvente. Aceasta include asigurarea confidențialității și protecția avertizorilor împotriva represaliilor.

4.Principii generale de respectat, conform Legii nr. 361/2022;

Procedura de raportare a încălcărilor legii în cadrul societatii se bazează pe următoarele principii generale, esențiale pentru asigurarea unui mediu de lucru etic, sigur și conform:

  1. Legalitate: toate acțiunile și deciziile luate în cadrul procedurii de raportare trebuie să respecte legislația națională și internațională aplicabilă, asigurând protecția avertizorilor în interes public în conformitate cu prevederile legale;
  1. Confidențialitate: identitatea avertizorilor și a oricăror persoane implicate în raportările de încălcări ale legii va fi protejată pentru a preveni orice formă de represalii sau discriminare. Informațiile referitoare la raportare vor fi tratate cu discreție totala;
  2. Protecția avertizorilor: societatea se angajează să asigure protecția avertizorilor împotriva oricăror forme de represalii, recunoscând raportarea cu bună credință a încălcărilor legii ca un act de responsabilitate civică și profesională;
  3. Accesibilitate și claritate: procedurile de raportare vor fi accesibile și ușor de înțeles pentru toți angajații și colaboratorii, pentru a încuraja raportarea responsabilă și informarea corectă despre cum și când să raporteze posibilele încălcări ale legii;
  4. Imparțialitate și echitate: toate raportările vor fi tratate în mod echitabil și obiectiv, fără favoritisme si/sau prejudecăți. Investigarea raportărilor va fi efectuată într-o manieră imparțială, asigurând dreptul la apărare al tuturor părților implicate;
  5. Răspuns prompt și acțiuni subsecvente: societatea va răspunde rapid la toate raportările și va întreprinde acțiuni adecvate într-un timp rezonabil, pentru a adresa și remedia orice încălcare a legii raportată;
  6. Responsabilitate și transparență: societatea va fi transparentă în gestionarea raportărilor și în comunicarea acțiunilor subsecvente, asumându-și responsabilitatea pentru asigurarea unui mediu de lucru etic și conform legislației;
  7. Formare și sensibilizare: societatea se angajează să ofere formare regulată și resurse informative pentru a crește gradul de conștientizare și înțelegere a importanței raportării încălcărilor legii și a protecției avertizorilor;
  1. 5. Drepturile și măsurile de protecție ale avertizorilor în interes public

5.1.Avertizorul în interes public care efectuează o raportare sau divulgare publică a unor informații

privind încălcări ale legii nu încalcă dispozițiile legale sau clauzele contractuale privind divulgarea de informații și nu răspunde pentru raportarea sau divulgarea publică a unor astfel de informații, cu condiția să fi efectuat o raportare sau divulgare publică în condițiile legii și ale prezentei proceduri și să fi avut motive întemeiate să creadă că raportarea sau divulgarea a fost necesară pentru dezvăluirea unei încălcări a legii;

5.2. Avertizorul în interes public care dobândește sau accesează date și informații de care are

cunoștință în virtutea atribuțiilor de serviciu nu răspunde dacă accesarea sau dobândirea are ca scop raportarea sau dezvăluirea publică a unei încălcări a legii, iar raportarea sau divulgarea publică s-a efectuat în condițiile Legii nr. 361/2022;

 

5.3. Este interzisă orice formă de represalii împotriva avertizorilor în interes public, amenințări

cu represalii sau tentative de represalii, în special cele care privesc:

  1. a) orice suspendare a contractului individual de muncă;
  2. b) modificarea contractului de muncă;
  3. c) reducerea salariului și schimbarea programului de lucru;
  4. d) retrogradarea sau împiedicarea promovării în muncă și a dezvoltării profesionale, inclusiv prin evaluări negative ale performanței profesionale individuale, sau prin recomandări negative pentru activitatea profesională desfășurată;
  5. e) aplicarea oricărei alte sancțiuni disciplinare;
  6. f) constrângerea, intimidarea, hărțuirea;
  7. g) discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau supunerea la un tratament inechitabil;
  8. h) refuzul de a transforma un contract de muncă pe o perioadă determinată într-un contract de muncă pe durată nedeterminată, în cazul în care lucrătorul a avut așteptări legitime că i s-ar oferi un post permanent;
  9. i) refuzul de a reînnoi un contract de muncă pe o perioadă determinată sau încetarea anticipate a unui astfel de contract;
  10. j) cauzarea de prejudicii, inclusiv la adresa reputației persoanei în cauză, în special pe

platformele de comunicare socială, sau pierderi financiare, inclusiv sub forma pierderii

oportunităților de afaceri și a pierderii de venituri;

  1. k) rezilierea unilaterală extrajudiciară a unui contract pentru bunuri sau servicii, fără a fi

îndeplinite condițiile în acest sens;

  1. l) anularea unei licențe sau a unui permis;
  2. m) solicitarea de efectuare a unei evaluări psihiatrice sau medicale.

 

  1. Procedura de raportare

 

6.1.Raportare internă

Raportarea reprezinta sesizarea privind incalcarea legii sau a normelor deontologice si profesionale si care poate fi transmisa conducatorului organizatiei sau persoanei desemnate cu atributii in ceea ce priveste primirea, inregistrarea, examinarea, efectuarea de actiuni subsecvente si solutionarea raportarilor, care sa actioneze cu impartialitate si care sa fie independent in exercitarea acestor atributii.

Faptele care pot constitui subiectul unei avertizari de integritate:

  1. a) infractiuni de coruptie, infractiuni asimilate infractiunilor de coruptie, infractiuni in legatura directa cu infractiunile de coruptie;
  2. b) infractiunile de fals si infractiunile de serviciu sau in legatura cu serviciul;
  3. c) infractiuni impotriva intereselor financiare ale Comunitatilor Europene;
  4. d) practici sau tratamente preferentiale ori discriminatorii in exercitarea atributiilor de serviciu;
  5. e) incalcarea prevederilor privind incompatibilitatile si conflictele de interese;
  6. f) folosirea abuziva a resurselor materiale sau umane;
  7. g) partizanatul politic in exercitarea prerogativelor postului, cu exceptia persoanelor alese sau numite politic;
  8. h) incalcari ale legii in privinta accesului la informatii si a transparentei decizionale;
  9. i) incalcarea prevederilor legale privind achizitiile publice si finantarile nerambursabile;
  10. j) incompetenta sau neglijenta in serviciu;
  11. k) evaluari neobiective ale personalului in procesul de recrutare, selectare, promovare, retrogradare si eliberare din functie;
  12. l) incalcari ale procedurilor administrative sau stabilirea unor proceduri interne cu nerespectarea legii;
  13. m) emiterea de acte administrative sau de alta natura, care servesc interese de grup sau clientelare;
  14. n) administrarea defectuoasa sau frauduloasa a patrimoniului public si privat al autoritatilor publice sau institutiilor publice;
  15. o) incalcarea altor dispozitii legale, care impun respectarea principiului bunei administrari si a celui al ocrotirii interesului public.
  • Raportarea se face în scris, pe suport hârtie sau în format electronic (telefon, email, mesaj text, WhatsApp) , sau prin întâlnire față în față, la cererea avertizorului în interes public.
  • În vederea primirii raportărilor cu privire la orice faptă care reprezintă o încălcare a

legii, societatea înființează următorul canal intern de raportare la care are acces numai persoana desemnată:adresă de e-mail dedicată: raportari@gei.ro

  • conținutul raportării; raportul trebuie să conțină descrierea detaliată a încălcării, data,

locul unde s-a produs, persoanele implicate, și orice dovadă disponibilă, (documente, fotografii), (anexa nr.1);

  • adresa de email este monitorizată de persoana desemnată responsabilă cu gestionarea

raportărilor.

Canale de raportare

Raportarea interna se face in scris, pe suport hartie sau in format electronic, prin transmitere prin canalele de raportare de mai jos:

  1. Abordare directa a persoanei implicate
  2. Dicutare cu superiorul ierarhic
  3. Birou comunicare/persoana desemnata Boca Aurelia – pentru raportari orale , email ;
  4. Telefon 0726 300 878 (apel/sms/whatsaap) – pentru raportari telefonice;
  5. Introducerea sesizarii direct in sistemul informatic – adresa de email dedicata raportari@gei.ro – pentru raportari anonime sau nominale in format electronic/digital
  6. Calea Dezmirului nr.8, Cluj Napoca – transmitere raportari scrise prin posta.
  • confidențialitatea raportărilor și a identității raportorilor este garantată.
  • angajații și colaboratorii care preferă să rămână anonimi, pot opta pentru aceasta.
  • Formularul va permite furnizarea de detalii privind încălcarea fără a dezvălui identitatea

raportorului. Totuși, raportorii sunt încurajați să ofere suficiente informații pentru a permite o investigație eficientă.

In situatia in care avertizorul de integritate opteaza pentru raportarea interna prin discutie directa fie cu superiorul, fie cu Departamentul de Resurse Umane, responsabilitatea acestora este de a evalua gravitatea sesizarii, si de a cauta fie cale de solutionare imediata daca sesizarea nu este considerata a fi de o gravitate deosebita, fie de a escala sesizarea catre Linia de Integritate si implicit catre comitetul desemnat pentru investigarea situatiei.

In maxim 7 zile calendaristice de la primirea raportarii, persoana desemnata are obligatia de a transmite avertizorului confirmarea primirii raportarii.

Intrari (documente)

(1) Raportari (sesizare, plangere, petitie, acte doveditoare etc.) care indeplinesc conditiile prevazute de lege, anume o sesizare facuta cu buna-credinta cu privire la orice fapta care presupune o incalcare a legii, a deontologiei profesionale sau a principiilor bunei administrari, eficientei, eficacitatii, economicitatii si transparentei.

(2) Raportarea se face in scris, pe suport hartie, la/catre sediul fizic al societatii, electronic, prin comunicare la liniile telefonice sau prin alte sisteme de mesagerie vocala, sau prin intalnire fata in fata, la cererea avertizorului in interes public.

(3) Raportarea cuprinde, cel puțin, următoarele: numele și prenumele, datele de contact ale avertizorului în interes public, contextul profesional în care au fost obținute informațiile, persoana vizată, dacă este cunoscută, descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii în cadrul unei autorități, instituții publice, oricărei alte persoane juridice de drept public, precum și în cadrul persoanei juridice de drept privat, precum și, după caz, probele în susținerea raportării, data și semnătura, după caz.

(4) Prin excepție de la prevederile alin. (3), raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes public se examineaza si se solutioneaza in masura in care contine indicii temeinice referitoare la incalcari ale legii.

 

6.1.1.Primirea și înregistrarea raportărilor

  • Avertizările în interes public sunt primite de persoana desemnată și se înscriu într-un

registru“Registrul de evidenta a raportarilor”, care cuprinde data primirii raportării, numele și prenumele, datele de contact ale avertizorului în interes public, obiectul raportării și modalitatea de soluționare .

Conform legii 361/2022, art. 7, alin. 1, registrul se tine in format electronic.

  • Raportările se păstrează 5 ani. După expirarea perioadei de păstrare de 5 ani, acestea se distrug, indiferent de suportul pe care sunt păstrate.
  • În cazul în care pentru raportare se utilizează o linie telefonică sau un alt sistem de mesagerie vocală, persoana desemnată are obligația de a documenta raportarea în unul dintre următoarele moduri:
  1. a) prin efectuarea unei înregistrări a conversației într-o formă durabilă și accesibilă, sub rezerva

consimțământului avertizorului în interes public;

  1. b) printr-o transcriere completă și exactă a conversației.
  • În cazul în care pentru raportare se utilizează o linie telefonică sau un alt sistem de mesagerie vocală în care conversațiile nu pot fi înregistrate, persoana desemnată are obligația de a întocmi un proces-verbal de transcriere completă și exactă a conversației. Persoanele desemnate oferă avertizorului în interes public posibilitatea de a verifica, de a rectifica și de a-și exprima acordul cu privire la procesul-verbal al conversației, prin semnarea acestuia.
  • În cazul în care avertizorul în interes public solicită ca raportarea să aibă loc în prezența persoanei desemnate, aceasta are obligația de a întocmi un proces-verbal de consemnare, într-o formă durabilă și accesibilă, sub rezerva consimțământului avertizorului în interes public. Persoana desemnată oferă avertizorului în interes public posibilitatea de a verifica, de a rectifica și de a-și exprima acordul cu privire la procesul-verbal al conversației, prin semnarea acestuia.
  • În cazul în care avertizorul în interes public nu își exprimă consimțământul pentru transcrierea sau înregistrarea conversației, acesta este îndrumat să raporteze în scris, pe suport hârtie, persoanei desemnate, sau în format electronic accesand email : raportari@gei.ro
  • Persoana desemnată poate solicita avertizorului, cu indicarea termenului de răspuns în 15 zile, informații suplimentare în măsura în care avertizarea nu conține: contextul profesional în care au fost obținute informațiile, persoana vizată, descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii precum si, după caz, probele în susținerea raportării, data sau orice informații necesare examinării și soluționării raportării.
  • Persoana desemnată realizează anual pe baza datelor din registru o analiză statistică cu privire la avertizările în interes public primite

6.1.2. Examinarea și întreprinderea acțiunilor subsecvente

  • Conținutul avertizărilor în interes public este examinat de persoana desemnata care, in

funcție de natura faptelor semnalate poate adopta următoarele acțiuni subsecvente:

  1. a) sesizarea organul de urmărire penală sau de cercetare penală în situația în care avertizarea

face referire la săvârșirea unor infracțiuni;

  1. b) sesizarea Agenției Naționale de Integritate pentru producerea faptelor care intră în sfera de

competență a Agenției conform Legii nr. 176/2010, cu modificările și completările ulterioare;

  1. c) informarea directorului general al societatii;
  • Persoana desemnată va informa directorul general al societatii cu privire la acțiunile

subsecvente întreprinse cu excepția situației în care directorul general al societatii este vizat de

avertizarea în interes public în cauză.

6.1.3. Clasarea raportării se realizează în următoarele situații:

  1. a) nu conține contextul profesional în care au fost obținute informațiile, persoana vizată,

descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii în cadrul societatii, precum și, după caz, probele în susținerea raportării și data, iar persoana desemnată a solicitat completarea acesteia

în termen de 15 zile, fără ca această obligație să fie îndeplinită;

  1. b) raportarea este transmisă anonim și nu conține suficiente informații referitoare la încălcări ale legii, care să permită analizarea și soluționarea raportării, iar persoana desemnată a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligație să fie îndeplinită.
  2. c) în cazul în care o persoană primește o informare despre acțiunile subsecvente întreprinse și transmite o nouă raportare cu același obiect, fără a prezenta informații suplimentare care să

justifice o acțiune subsecventă diferită

În situația prevăzută la litera a) soluția de clasare se comunică avertizorului în interes public, cu indicarea temeiului legal.

În situația în care o persoană face mai multe raportări cu același obiect, acestea se conexează, avertizorul în interes public urmând să primească o singură informare.

 

6.1.4. Confidențialitatea

  • Persoana desemnată are obligația de a nu dezvălui identitatea avertizorului în interes

public și nici informațiile care ar permite identificarea directă sau indirectă a acestuia, cu

excepția situației în care are consimțământul expres al acestuia sau în cazul în care acest lucru

este o obligație impusă de lege, cu respectarea condițiilor și a limitelor prevăzute de aceasta.

  • Avertizorul în interes public este informat anterior, în scris, cu privire la divulgarea

identității și a motivelor divulgării datelor confidențiale în cauză. Obligația nu există în cazul

în care informarea ar periclita investigațiile sau procedurile judiciare.

  • Obligația de a păstra confidențialitatea se menține și în cazul în care avertizarea în

interes public ajunge din eroare la o altă persoană din cadrul societatii cu excepția persoanei

desemnate. În acest caz, raportarea este înaintată, de îndată, persoanei desemnate.

  • Obligația de a păstra confidențialitatea nu există în cazul în care avertizorul în interes

public a dezvăluit în mod intenționat identitatea sa în contextul unei divulgări publice.

  • Informațiile din cuprinsul raportărilor care constituie secrete comerciale nu pot fi

utilizate sau divulgate în alte scopuri decât cele necesare soluționării raportării în desfășurare acțiunile subsecvente raportării sau divulgării publice, cu excepția cazului în care, ca urmare a soluționării raportării sau divulgării, se constată că persoana vizată nu este vinovată de încălcările legii ce au făcut obiectul raportării sau divulgării.

  • Obligația de asigurare a confidențialității este opozabilă tuturor persoanelor responsabile

de implementarea prezentei proceduri, inclusiv compartimentul IT și compartimentele sau

persoanele cu atribuții de control din cadrul societatii implicate în aplicarea măsurilor subsecvente

pentru soluționarea avertizării.

 

6.1.5. Informarea și termenele de răspuns

  • Persoana desemnată transmite avertizorului în interes public confirmarea primirii

raportării, în termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia.

  • În termen de 3 luni de la data confirmării de primire sau, în cazul în care nu i s-a

confirmat primirea raportării, de la expirarea termenului de 7 zile menționat anterior, persoana

desemnată are obligația de informare a avertizorului în interes public cu privire la stadiul

acțiunilor subsecvente întreprinse la nivelul societatii pentru soluționarea aspectelor incluse

în raportare.

  • În situația în care soluționarea aspectelor incluse în raportare nu se realizează în

termen de 3 luni, persoana desemnată informează avertizorul ori de câte ori sunt înregistrate

evoluții în desfășurarea acțiunilor subsecvente, cu excepția cazului în care informarea ar putea

periclita desfășurarea acestora.

  • Persoana desemnată are obligația de a informa avertizorul în interes public cu privire

la modalitatea de soluționare a raportării. Data și sumarul informărilor sunt consemnate în

registrul in care este inregistrat raportul.

 

6.1.6. Protecția avertizorului

  1. a) Confidențialitatea
  • Protejarea identității: societatea se angajează să protejeze identitatea avertizorilor, precum și a oricăror persoane menționate în raportări. Aceasta include limitarea accesului la informații care ar putea dezvălui identitatea avertizorului doar la persoanele strict necesare pentru investigație.

 

  1. b) Protecție împotriva represaliilor
  • Interzicerea represaliilor: orice formă de represalii împotriva avertizorilor este strict interzisă, inclusiv, dar fără a se limita la, hărțuirea, discriminarea, penalizarea financiară sau profesională.
  • Raportarea represaliilor: avertizorii care se confruntă cu represalii pot raporta aceste situații la adresa de email dedicată (protectie@gei.ro) sau pot contacta direct persoana desemnată. Aceste raportări vor fi tratate cu seriozitate maximă și investigate prompt.

 

c)Măsuri de Sprijin

  • Asistență juridică gratuită: avertizorii care sunt subiectul represaliilor vor avea acces la asistență juridică gratuită pentru a se apăra și pentru a contesta orice acțiuni nedrepte împotriva lor.
  • Consiliere psihologică: se vor oferi servicii de consiliere psihologică pentru avertizorii care suferă de stres sau alte probleme emoționale ca urmare a raportării efectuate sau a represaliilor întâmpinate.
  • Sprijin intern: societatea va desemna persoane sau departamente responsabile cu oferirea de suport și consiliere avertizorilor în procesul de raportare și după acesta, pentru a asigura că avertizorii nu se simt izolați sau neglijați.

6.2.Raportare externă

6.2.1.Autorități competente:

    • În cazuri în care raportarea internă nu este posibilă sau este considerată ineficientă, sau în situații de urgență unde încălcarea presupune un risc iminent pentru public, angajații sunt îndreptățiți să direcționeze raportările direct către autoritățile competente.
    • Aceste autorități pot include Agenția Națională de Integritate, organele de urmărire penală, autoritățile de reglementare sectoriale sau alte instituții publice desemnate conform legii.

 

6.2.2. Cazuri specifice și direcționare:

    • Angajații trebuie să se informeze despre autoritatea competentă specifică domeniului încălcării raportate.
    • În situația în care angajatul alege să efectueze o raportare externă, este recomandat să furnizeze o descriere detaliată a încălcării, precum și orice dovezi sau informații suplimentare care ar putea susține investigația autorității competente.
  1. Roluri și responsabilități

7.1.Managementul societatii:

  1. Implementarea procedurii:
    • Asigură că procedura de raportare a încălcărilor legii este dezvoltată, implementată și menținută în concordanță cu Legea nr. 361/2022 și cu alte legi aplicabile.
    • Garantează că toți angajații sunt informați despre procedura de raportare și despre modalitățile de protecție a avertizorilor.
  2. Conformitatea:
    • Monitorizează și evaluează în mod regulat eficacitatea procedurii de raportare și face ajustările necesare pentru a îmbunătăți procesul și a asigura conformitatea continuă cu legea.
    • Se asigură că procedura este accesibilă și înțeleasă de toți angajații.
  3. Cultura organizațională:
    • Promovează o cultură de transparență și etică în cadrul societatii, unde raportarea încălcărilor legii este văzută ca o responsabilitate și o valoare și nu ca un risc pentru angajat.
  4. Resurse:
    • Alocă resursele necesare pentru implementarea efectivă a procedurii de raportare și pentru asigurarea protecției avertizorilor.

7.2. Persoana desemnată

  1. Gestionarea raportărilor:
    • Primește și înregistrează toate raportările de încălcare a legii, asigurându-se că procesul de raportare este accesibil, eficient și confidențial.
    • Evaluarea inițială a raportărilor pentru a determina necesitatea și amploarea investigației.
  2. Coordonarea investigațiilor:
    • Coordonează investigațiile privind raportările, colaborând cu departamentele relevante sau cu consultanți externi, dacă este necesar.
    • Asigură că investigațiile sunt efectuate într-o manieră echitabilă, obiectivă și în conformitate cu principiile confidențialității.
  3. Protecția avertizorilor:
    • Implementează măsuri pentru a proteja avertizorii de orice formă de represalii și monitorizează orice potențiale cazuri de represalii, intervenind prompt pentru a adresa aceste situații.
    • Oferă avertizorilor informații și sprijin, inclusiv accesul la asistență juridică și consiliere psihologică, dacă este necesar.
  4. Raportare și feedback:
    • Informează managementul și avertizorul (dacă este posibil și fără a compromite investigația) despre progresul și rezultatele investigației.
    • Întocmește rapoarte periodice pentru management despre activitatea de raportare și investigare și propune măsuri de îmbunătățire.
  1. Formare și conștientizare
  • Sesiuni de formare: obligatorii pentru toți angajații, anual, privind procedura de raportare și importanța eticii profesionale.
  • Materiale de Conștientizare: afișe în locuri vizibile, broșuri informative și postări regulate pe intranet.
  1. Monitorizare și revizuire
  • Evaluare anuală: verificarea eficacității procedurii și ajustarea acesteia în funcție de feedback și schimbări legislative.
  1. Dispoziții finale
  • Revizuire: la fiecare doi ani sau ori de câte ori este necesar.

Anexe

  • Anexa 1: Formular de raportare
  • Anexa 2: Ghid de bune practici pentru avertizorii în interes public
  • Anexa 3: Lista legislației relevante

Elaborat,

Serviciu Resurse Umane

Boca Aurelia

Anexa 1

Formular de raportare a incălcărilor legii – confidențial

 

Data raportării: ____________

1.Informații generale despre raportare
(Puteți alege să completați acest formular anonim sau să furnizați detalii de contact pentru un eventual follow-up.)

  • Nume (opțional): _________________________
  • Departament/Unitate (opțional): _________________________
  • Funcție (opțional): _________________________
  • Modalitate preferată de contact (opțional): _________________________
  1. Descrierea încălcării raportate
    Descrieți în detaliu încălcarea legii pe care doriți să o raportați. Includeți toate informațiile relevante, cum ar fi: natura încălcării, cum a fost descoperită, persoane implicate, dacă este cunoscută, data și locul unde s-a produs încălcarea.
  2. Dovezi în sprijinul raportării
    Dacă există, furnizați orice dovezi care susțin raportarea încălcării, (documente, e-mailuri, fotografii, mărturii etc.). Menționați aici tipurile de dovezi pe care le puteți furniza și modalitatea prin care acestea pot fi accesate.
  3. Alți martori sau persoane care pot confirma încălcarea
    Dacă există alți martori ai încălcării sau persoane care au cunoștințe relevante despre situație, vă rugăm să furnizați detaliile lor de contact sau să descrieți rolul lor în contextul încălcării.
  1. Acțiuni anterioare
    Vă rugăm să indicați dacă ați discutat această problemă cu cineva din cadrul organizației sau dacă a fost deja raportată prin alte canale. Dacă da, oferiți detalii.

Declarație de confidențialitate:
Grup Energoinstal SA se angajează să protejeze confidențialitatea identității avertizorilor și a tuturor informațiilor furnizate în acest formular, conform legislației aplicabile privind protecția datelor personale și a avertizorilor în interes public.

 

Notă: Acest formular este destinat raportării responsabile a încălcărilor legii și nu trebuie utilizat în scopuri neadecvate sau pentru plângeri nefondate

.

Anexa 2

Ghid de bune practici pentru avertizorii în interes public

 

Introducere

Acest ghid este destinat angajaților și colaboratorilor Grup Energoinstal SA și oferă informații despre cum să raporteze eficient și responsabil încălcările legii, precum și despre protecția oferită avertizorilor în interes public.

Când și cum să raportezi

  1. Identificarea incălcării: dacă observi o acțiune sau inacțiune care contravine legislației aplicabile și care poate afecta interesele publice sau ale societatii, este posibil să te afli în fața unei încălcări ce necesită raportare.
  2. Colectarea informațiilor: inainte de a raporta, colectează cât mai multe informații relevante (date, locații, martori, dovezi documentare dacă este posibil).
  3. Alegerea canalului de raportare: decizia între a folosi canalele interne sau externe de raportare ar trebui să se bazeze pe natura încălcării și pe încrederea în capacitatea societatii de a aborda problema.

Procedura de raportare internă

  1. Utilizarea canalelor stabilite: trimite raportul tău prin canalele desemnate, fie că este vorba de email, sau prin intermediul persoanei desemnate.
  2. Așteptarea confirmării: vei primi o confirmare a primirii raportului tău în termen de 7 zile lucrătoare.
  3. Urmărirea procesului: societatea îți va furniza actualizări periodice despre stadiul investigației.

Protecția avertizorului

  • Confidențialitatea: identitatea ta ca avertizor va fi protejată în toate etapele procesului.
  • Sprijin: dacă te confrunți cu represalii, organizația îți va oferi asistență, inclusiv sprijin juridic dacă este necesar.

Recomandări

  • Raportează cu bună credință: asigură-te că raportarea ta este făcută cu convingerea sinceră că informațiile furnizate sunt adevărate. Raportările făcute cu rea-credință pot avea consecințe.
  • Solicită asistență dacă e nevoie: dacă nu ești sigur cum să procedezi, caută consiliere confidențială din partea persoanei desemnate sau a departamentului de resurse umane.
  • Documentează totul: păstrează o evidență a tuturor comunicărilor și informațiilor trimise ca parte a raportării tale.

Anexa 3

Lista legislației relevante

  1. Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public
  2. Regulamentul (UE) 2016/679 (Regulamentul General privind Protecția Datelor – GDPR) – Relevant pentru prelucrarea datelor personale ale avertizorilor și persoanelor vizate în raportările de încălcări ale legii.
  3. Legea nr. 53/2003 – Codul Muncii – Include prevederi relevante pentru relația de muncă, drepturile și obligațiile angajaților și angajatorilor, care pot fi aplicabile în contextul represaliilor împotriva avertizorilor.
  4. Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public – Pentru contextul divulgării informațiilor de interes public și protecția surselor de informare.
  5. Directiva (UE) 2019/1937 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii – Stabilește standarde minime pentru protecția avertizorilor la nivelul Uniunii Europene, fiind transpusă în legislația națională prin Legea nr. 361/2022.
  6. Legea nr. 682/2002 pentru protecția martorilor – Relevantă în contextul în care avertizorii pot fi considerați martori ai unor fapte ilegale și necesită protecție.

 

Anexa Nr.4

Nr. crt.

Descrierea etapelor

Responsabil

1.

Raportarea este transmisa de catre avertizorul de interes public persoanei desemnate din cadrul organizatiei

Avertizorul de
interes public

2.

Persoana desemnata transmite raportarea conducatorului organizatiei

Persoana desemnata

Persoana desemnata transmite avertizorului de interes public confirmarea primirii raportarii in termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia

Persoana desemnata

3.

Conducatorul organizatiei transmite raportarea spre solutionare dupa cum urmeaza:
– comisiei de disciplina daca este sesizata o abatere susceptibila de a fi o fapta administrativasau disciplinara;
– autoritatilor competente daca este sesizata o incalcare de natura contraventionala sau penala.

Conducatorul organizatiei

4.

Comisia de cercetare analizeaza raportarea, convoaca persoana reclamata si transmite solutia conducatorului organizatiei

Presedintele comisiei de disciplina

5.

Conducatorul organizatiei dispune rezolutia pe care o transmite compartimentului de resurse umane, respectiv persoanei desemnate

Conducatorul organizatiei

6.

Compartimentul de resurse umane transmite decizia aprobata persoanei reclamate

Compartimentul de resurse umane

7.

Persoana desemnata transmite o informare avertizorului de interes public cu privire la modalitatea de solutionare a raportarii

Persoana desemnata

Contact avertizor de integritate:

Telefon: 0726 300 878
E-mail: raportari@gei.ro , protectie@gei.ro